Criterios para seleccionar un sistema de ventas

Criterios para seleccionar un sistema de ventas

En la actualidad, el  éxito de cualquier negocio que posea un punto de venta, radica en apoyarse en un apropiado software de gestión. Estos simplifican algunos procesos operativos y de control del negocio, a la vez que permiten el análisis de datos requerido en la planificación estratégica. Dada la importancia que tiene elegir el software correcto, a continuación te indico los criterios que debes usar para seleccionar un sistema de ventas.

¿Qué es un sistema de ventas?

Un sistema de venta, también conocido como sistema de punto de venta, es un programa informático cuyo objeto es gestionar las ventas que realizas en tu negocio.  Ahora bien, más allá de facilitar, mediante su automatización, las tareas y procesos relacionados con las ventas, estos sistemas ofrecen otros beneficios, entre los cuales se encuentran:

  • Permiten que gestiones tu negocio bajo inteligencia comercial, acopiando y analizando información vital para que tomes decisiones estratégicas.
  • Facilitan la contabilidad de tu negocio, incluyendo el manejo de los impuestos generados por tus ventas.
  • Controlan, en tiempo real, la cantidad de productos en existencia, tanto en exhibición como en almacén. 
  • Facilitan la generación de las órdenes de compras que requieres, debido a la reposición de inventarios.
  • Determina  los indicadores de gestión (métricas) que requieres para evaluar el desempeño de tu negocio, así como para realizar pronósticos más detallados y precisos.
  • Miden el desempeño individual de los representantes de venta de tu negocio.

¿Qué tipos de sistemas de ventas existen?

Hay una gran variedad de sistemas de ventas, tantos como tipos de negocios existen. Sin embargo, en forma general, se pueden clasificar estos programas informáticos de la siguiente forma:

Sistema de ventas para tiendas

Estos son diseñados para tiendas de ventas minoristas, o de transacciones de distribuidor a cliente final (B2C). Es decir, para negocios tales como:

  • Restaurantes y tiendas de comida rápida.
  • Ventas de calzado (zapaterías) y/o de ropa.
  • Tiendas deportivas y de artículos de recreación.
  • Joyerías y tiendas de artículos de lujo.
  • Supermercados, abastos y tiendas de víveres.

Sistema de ventas para talleres de servicio

Estos programas informáticos están diseñados para empresas que ofrecen servicios, que incluyen tanto mano de obra como la venta de componentes para sustitución o reparación. Es decir, tales como:

  • Talleres de reparaciones automotrices y/o maquinarias.
  • Servicios de reparación de electrodomésticos.
  • Talleres de mantenimiento industrial.

 Sistema de ventas para productores

En este caso, se tratan de sistemas diseñados para pequeñas y medianas industrias (PYMI), que actúa no solo en la gestión de las ventas, sino también en la producción. Dado su campo de acción, se orienta a las ventas B2B.

¿Cómo seleccionar un sistema de ventas?

Para seleccionar un sistema de ventas, debes aplicar los siguientes criterios:

1.- Adaptación a tu tipo de negocio

Aunque resulte obvio, no está de más recordarte que debes elegir un sistema de ventas que se adapte a tu clase de negocio.  Luego, selecciona entre aquellos programas informáticos de ventas diseñados para negocios similares al tuyo.

2.- Equipo informático requerido

Debes analizar el equipo informático o hardware requerido para el funcionamiento del sistema de ventas de tu interés. Todo sistema de ventas exige requerimientos de equipos, que puede incluir:

  • Pantalla (táctil o convencional) en el punto de ventas.
  • Equipos de computación (terminales y/o servidores).
  • Lectores de códigos (barras o QR).
  • Terminales para lectores de tarjetas (crédito  y débito).
  • Receptores de señal WiFi.

Por ejemplo, si posees una pantalla táctil en tu punto de venta, con seguridad querrás elegir un sistema que sea compatible con su uso. Y si no la posees y el sistema que eliges solo funciona con este tipo de pantalla, entonces deberás adquirir la misma.

También debes revisar si el programa informático de ventas de tu preferencia corre bajo el sistema operativo que posee tu equipo.

Recuerda que si no dispones de los conocimientos necesarios para hacer esta actividad, puedes contactarnos, y con gusto te asesoraremos en la evaluación de tu equipo informático.

3. Prestaciones del sistema de ventas

Siempre debes analizar si las prestaciones que ofrece un sistema de ventas satisfacen las necesidades que tienes en tu negocio. Para ello, lo mejor es que realices una lista de los requerimientos que necesitas satisfacer, y luego la compares con las prestaciones que ofrece determinado sistema.

 Por ejemplo, si en tu negocio usas promociones a determinado sector de tus clientes (ofertas para damas o personal de empresas afiliadas, etc), debes elegir un sistema de ventas que maneje diferentes precios para el mismo producto. Y si compartes tus ventas en la tienda física junto a las efectuadas en línea, revisa si el sistema permite el manejo de las plataformas de pago más usadas de Internet.

4. Soporte post-adquisición del sistema

Es importante que investigues sobre el servicio de soporte que ofrece la empresa que comercia determinado sistema de ventas. Nada más desagradable que, luego de adquirir un producto, quedes desasistido durante su instalación y posterior familiarización con su uso. Recuerda que por más que resulte intuitiva la operación  con el programa informático, siempre requerirás solventar las dudas surgidas durante su instalación y operación inicial.

Siempre que te sea posible, adquiere tu software de punto de venta en conjunto con el servicio de asesoría. Así facilitarás el proceso de implantación de dicho producto en tu negocio, contando en todo momento con el apoyo de un personal experto en el área.

4. Relación beneficio/costo

Nunca compares los precios de los diferentes sistemas operativos de forma directa, sino hazlo según su relación beneficio/costo.  Un software de punto de venta puede costar un 50% más que otro, pero ello debido a que duplica sus prestaciones, en comparación con las ofrecidas por el más económico.  

Recuerda la evaluar el beneficio, siempre hacerlo en aquellas prestaciones que son necesarias para el éxito de tu negocio, dejando a un lado las que no son.

5. Periodo de prueba

Los programas informáticos para puntos de ventas más comercializados, suelen ofrecer un periodo de prueba para sus productos. Durante dicho tramo de tiempo, te será posible probar las bondades del sistema,  bien con tus datos reales o con los suministrados junto al programa informático. Con esta prueba, podrás evaluar si el respectivo sistema de ventas se adapta a las condiciones propias de tu negocio.

A manera de  resumen, si aplicas los criterios antes señalados podrás seleccionar un sistema de ventas apropiado para tu negocio, sin malgastar tu dinero. Como recomendación personal, te invito a que incluyas en tu análisis el sistema de ventas ClassicGes, que destaca por su relación beneficio/costo sobre los restantes.

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