¿Cómo Funciona un Sistema de Punto de Venta?

¿Cómo Funciona un Sistema de Punto de Venta?

En cualquier negocio de venta directa, como una tienda de ropa o zapatos necesita un sistema de punto de venta. En este artículo te mostraremos cómo funciona y su aplicación para tu negocio.

El sistema de punto de venta (POS por sus siglas en inglés) no es una máquina o proceso independiente – es una combinación de cosas que en conjunto, te permiten procesar transacciones enfocadas al cliente, de manera eficiente y optimizando todos los procesos del negocio con relación a sus ventas.

La configuración varía en apariencia y funcionalidad dependiendo de la tecnología que elijas, los métodos de pago que aceptes, si se imprimen recibos en papel y la forma de organizar la contabilidad al final de día.

Vamos a dar una vuelta por lo básico del funcionamiento de un sistema de ventas y hablar acerca de cómo se procesan las transacciones del cliente, lo que consiste básicamente un sistema POS.

Sistemas de punto de venta, antes y ahora

Los sistemas de punto de venta modernos consisten en componentes de hardware y software. El software es lo que registra, procesa y almacena cada detalle de las transacciones, pero hay diferencias importantes en la forma en que se almacena y se utiliza dicha información entre los diferentes software de punto de venta.

Software

Todos los sistemas de punto de venta modernos tienen una interfaz de frontend similar para el punto de venta y un backend (a veces llamado ‘back office’ o ‘tablero’) para visualizar toda la parte de análisis y funciones de gestión.

El personal de procesamiento de las transacciones utilizan la interfaz frontend, normalmente en un monitor de pantalla táctil o pantalla de tableta. El backend se accede por separado en una ventana de navegador o una aplicación, ya sea en el mismo dispositivo, en un equipo independiente o dispositivo móvil.

Independientemente de la ubicación y tipo de software, ambas partes estarán conectadas y sincronizadas. Sin embargo hay dos maneras de almacenar tus datos:

En tu propio servidor

  • El software es instalado localmente en su propio servidor, es decir, en un equipo basado en las premisas de tu tienda.
  • Requiere la compra de una o más licencias de software.
  • Tendrás que mantener y actualizar manualmente este tipo de software.
  • Como todo el software se basa en su red informática cerrado, que no requiere internet.

En la nube

  • Sistema que está alojado en línea, es decir, los datos se almacenan en los servidores de Internet de su proveedor de punto de venta, lo que le permite acceder a él desde cualquier navegador del ordenador.
  • También llamado software-as-a-service (SaaS), este sistema es mantenido y actualizado por su proveedor de punto de venta de forma automática.

En la actualidad es muy común que se utilicen los sistemas basados en la nube o híbridos que dependan tanto de Internet y el alojamiento local.

El software que se descarga para su utilización en tu propio servidor, tiende a tener un costo de instalación más elevado, a menudo requieren asistencia profesional y mantenimiento.

Los sistemas basados en la nube tienden a ser más económicos (que generalmente se paga en cuotas mensuales) y con más opciones de integración con otros programas.

Por último, las aplicaciones de punto de venta pueden variar enormemente en cuanto a cuáles son las características y el diseño que tienen. Cada sector empresarial tiene sus propias necesidades y deben buscar una solución que se adapte a sus necesidades.

Por ejemplo, los restaurantes necesitan un diseño de tabla para adjuntar a las órdenes y pueden querer una interfaz de menú de auto-servicio para que los comensales puedan ordenar en sus mesas antes de ser servido.

Hardware

Las empresas tienen necesidades diferentes cuando se trata de instalar un punto de venta. Veamos algunos de los componentes de hardware más importantes:

  • Interfaz / dispositivo en el que se registra el detalle de la transacción:  por ejemplo, podría ser una caja registradora con botones, monitor de pantalla táctil PC o dispositivo móvil con una aplicación POS.
  • El cajón de dinero: Se utiliza para almacenar las tomas diarias y fondo de caja, junto con cheques, vales, recibos relevantes para la contabilidad.
  • Impresora de recibos: Se utiliza para imprimir los recibos de los clientes o los informes cierre de caja de cada día.
  • Escáner de código de barras: Normalmente se utiliza en los entornos comerciales con muchos productos diferentes. Comúnmente vinculado con recuentos de nivel de existencias del sistema POS por lo que se actualiza automáticamente el recuento de productos de acuerdo a los artículos vendidos.
  • Máquina de punto de venta: Se utiliza para procesar los pagos realizados con tarjetas de débito o crédito o billeteras móviles.
  • Los dispositivos de red:  Si usted está confiando en un sistema basado en la nube o en las instalaciones, es muy probable que necesite una configuración de red para una conexión a Internet o para enlazar su sistema informático en los locales. Esto podría ser, por ejemplo un router, módem o centro de conexión de varios equipos locales.

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