Ventajas de usar un sistema de ventas para farmacias

Ventajas de usar un sistema de ventas para farmacias

Quizás no exista un negocio de ventas de productos más complejo de gestionar, que una farmacia o droguería. Esta actividad demanda un estricto control sobre el inventario y el despacho, ya que el hurto o la venta inadecuada de fármacos, significa poner en riesgo la salud de las personas.  Una forma de mantener un estricto control en este negocio, es emplear un sistema de ventas para farmacias. Para conocer todas las ventajas que dicho sistema genera, solo debes seguir leyendo el presente artículo.

Administrar una farmacia requiere del control sobre el inventario de productos, y del registro de todas las ventas efectuadas. Esto debido a que una porción de los productos, tales como los psicoactivos y antibióticos, tienen una venta restringida. Y por ello, las farmacias son constantemente monitoreadas e inspeccionadas, por los entes gubernamentales de salud que regulan su actividad

Por otra parte, es común que las farmacias mantengan asociaciones estratégicas con otras instituciones  públicas y privadas. En algunos casos, estos convenios implican que el precio de la venta es cobrado parcialmente a la persona que realiza la compra, quedando un restante que es cancelado posteriormente por la institución asociada.

Estas particularidades que enfrenta la gestión de una farmacia, crea la ineludible necesidad de contar con un programa informático de gestión. Las principales ventajas de usar un sistema de ventas para farmacias son las señaladas a continuación:

1.- Permite un estricto control del inventario

Cuando empleas su software de ventas en tu farmacia, logras mantener un estricto control sobre las cantidades de tus productos. Lo más interesante es que puedes conocer dicha información en tiempo real, en el preciso momento que la necesites. Y programar la generación de alertas, que te indiquen cuando algún producto presenta un bajo stock.

Esto conlleva a la ventaja adicional de permitirte comparar el inventario físico de tus productos con el señalado por el sistema. Haciendo esta actividad con un grupo clave de tus productos, podrás determinar rápidamente si se está produciendo una sustracción de los mismos. Y con ello, tomar las medidas del caso, antes que las consecuencias de dicha situación puedan afectar a tu negocio.  

2.- Facilita el control de la venta de productos con récipe

Como bien sabes, algunos  de los medicamentos que comercializas en tu negocio, solo pueden ser vendido por medio de un récipe médico. Los sistemas de ventas para farmacias señalan al operador del mismo, cuáles productos tienen dicha regulación, alertándolos para solicitar la respectiva prescripción.

Por otra parte, el programa informático genera un número correlativo de la venta, que puede ser asociado a la correspondiente copia del récipe médico.  Esto permite organizar de forma relacionada tu respaldo,  para presentarlos ante la autoridad sanitaria regulatoria, en caso que aquella la solicite.

3.- Simplifica la gestión de ventas en asociaciones estratégicas

Es posible que tu farmacia mantenga alguna asociación estratégica con entes públicos y privados. Entre el abanico de asociaciones que puedes haber establecido, se encuentran:

  • Descuentos especiales al personal. Simplemente, ofreces un porcentaje de descuento al respectivo personal que  compra en tu farmacia. Por ejemplo, en varios países latinoamericanos,  este tipo se asociación se establece con instituciones tales como la policía y el personal de salud pública.
  • Subsidio de medicamentos. Algunas empresas públicas y privadas ofrecen a su personal, el beneficio de subsidios en determinados medicamentos. En este caso, una porción del precio del producto es cancelado por el comprador y otra por quien realiza el subsidio.
  • Compras a crédito (facturas por cobrar). En este caso, el medicamento es despachado al crédito al comprador, y se genera una factura por cobrar a nombre de la entidad asociada. Es el sistema empleado por muchas empresas del sector de los seguros médicos.

Como puedes concluir de lo anterior, mantener asociaciones estratégicas requiere una  particular gestión de las ventas. Afortunadamente, el uso de un sistema de ventas para farmacias  facilita dicha gestión, al permitir:

  • Controlar las cuentas a cobrar. En todo momento podrás conocer quién debe y cuánto. Incluso, puedes programar alertas de fecha límites para tus cobros.
  • Genera reportes y facturas electrónicas de cuentas por cobrar. En cualquier momento puedes emitir informes a tus asociados estratégicos, referentes a las cuentas por cobrar que mantienen. Igualmente puedes hacer el respectivo  cobro en una única facturación global.
  • Manejar diferentes esquemas de precios. El programa informático puede colocar diferentes precios al mismo producto, estableciéndolo según la naturaleza de la asociación estratégica que beneficia al comprador.

4.- Mejora la atención al cliente

No hay que olvidar que es común que en la farmacia se presenten clientes, justo en el momento que el mismo o algún familiar, presenta una emergencia médica. Por ello, una atención de calidad que ocurra en el menor tiempo posible, es altamente valorada por los usuarios.

El manejo en tiempo real del stock de productos, hace que sea cuestión de segundos consultar si determinado fármaco está o no disponible. Adicionalmente el programa informático de gestión es capaz de indicar la ubicación física del producto en el almacén, facilitando el proceso de despacho.

5.- Simplifica la contabilidad del negocio

La contabilidad suele resultar más compleja en el caso de una farmacia, que en el de otros tipos de negocios.  Ello debido a que en muchos países, determinados medicamentos están exentos de impuestos, o son gravados impositivamente con una tasa diferente.

El módulo de contabilidad de un software de ventas, tiene la capacidad de manejar con facilidad la parte impositiva de tus ventas. Luego, tendrás en todo momento actualizada la información de la retención impositiva que realizas en tus ventas.

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